لمن يفيد هذا؟
- مكتب أو شركة لديها صناديق من الخطابات والتعاميم والمحاضر الورقية.
- جمعية أو مؤسسة تريد حفظ تقاريرها القديمة بصيغة يمكن البحث فيها.
- مدرسة أو جهة حكومية صغيرة تنقل ملفاتها الورقية إلى نظام إلكتروني.
- من ورث أوراق مكتب قديم مطبوعة على الآلة الكاتبة ويريد نصها.
لماذا لا يكفي المسح الضوئي وحده؟
الأرشيف الورقي يشغل مساحة ويصعب البحث فيه، والمسح الضوئي وحده يحل نصف المشكلة: صار الملف رقمياً، لكنك لا تستطيع أن تكتب كلمة فتجد الخطاب الذي ذكرها.
وأوراق المكاتب متنوعة: مطبوع حديث، وآلة كاتبة، ونسخ كربونية باهتة، وأوراق عليها أختام وتواقيع وملاحظات بخط اليد. لكل نوع منها نتيجة مختلفة، ومن المفيد أن تعرف ذلك قبل أن تبدأ.
خطة عملية لأرشفة الأوراق
رتّب وامسح
اجمع أوراق كل موضوع أو كل شهر في ملف PDF واحد لا يتجاوز 300 صفحة و50 ميغابايت، وسمِّه اسماً واضحاً مثل «تعاميم 2019».
ارفع وحوّل
ارفع كل ملف على حدة، واختر فاصل صفحة بعد كل صفحة، فتبقى كل ورقة صفحة مستقلة يسهل مطابقتها بالأصل.
نزّل واحفظ عندك
نزّل ملف Word للتعديل، وملف TXT إن كان نظام الأرشفة لديكم يفهرس النصوص الخام، واحفظهما بجانب الملف الممسوح بالاسم نفسه.
احتفظ بالمسح الأصلي
الملف الممسوح هو النسخة المرجعية، ونص Word نسخة للبحث والعمل. ونحن نحذف الملفات بعد 7 أيام، فلا تعتمد علينا مكاناً للحفظ.
الباقة أم الاشتراك الشهري؟
للعمل المتقطع، كدفعة واحدة من الملفات القديمة، تناسبك باقة 150 صفحة بـ 6$ تُدفع مرة واحدة، ولا ينتهي رصيدها بمدة.
وإذا كانت الأرشفة عملاً مستمراً، فالاشتراك الشهري يعطيك 600 صفحة كل شهر مقابل 9$. صفحات الاشتراك لا تنتقل إلى الشهر التالي، فاختره إذا كنت ستستعملها فعلاً. التفاصيل في صفحة الأسعار.
نصائح لنتيجة أوضح
- إعداد مناسب لمعظم أوراق المكاتب: 300 نقطة في البوصة، تدرج رمادي، والحفظ بصيغة PDF مباشرة من الماسح.
- أزل الدبابيس والمشابك قبل استعمال وحدة التغذية الآلية في الماسح، وتأكد أن الأوراق لا تدخل مائلة.
- للنسخ الكربونية والأوراق الباهتة جرّب رفع التباين قليلاً في إعدادات الماسح، وافحص صفحة منها قبل مسح الصندوق كله.
- الصفحات البيضاء والفواصل تُحسب من الرصيد، فاستعمل خيار تخطي الصفحات الفارغة في الماسح إن وُجد.
حدود يجب أن تعرفها
- الملاحظات المكتوبة باليد والتواقيع والأختام لا تتحول إلى نص، والنماذج المعبأة باليد تفقد ما كُتب فيها.
- قد يخطئ التعرّف الضوئي في الأوراق الباهتة والنسخ الكربونية، فراجع الأرقام المرجعية والتواريخ قبل الاعتماد عليها.
- لسنا نظام أرشفة: لا نحفظ ملفاتك ولا نصنّفها، ونرفع ملفاً واحداً في كل مرة.
- الصور والشعارات والرسوم في الأوراق لا تنتقل إلى ملف Word.
أسئلة شائعة
هل أستطيع رفع مجلد كامل مرة واحدة؟
لا، نرفع ملفاً واحداً في كل مرة، حتى 300 صفحة. لذلك اجمع أوراق كل موضوع في ملف PDF واحد بدل رفع الصفحات منفردة.
هل تدعمون أوراق الآلة الكاتبة؟
نعم، الخدمة مصممة للنص المطبوع ونصوص الآلة الكاتبة. لكن الحروف الباهتة أو المتآكلة تقلل جودة القراءة، فجرّب عيّنة أولاً.
هل تحفظون أرشيفنا عندكم؟
لا. نحذف الملف الأصلي والملفات الناتجة بعد 7 أيام، فنزّلوا النتائج واحفظوها في نظامكم.
ما الفرق بين ملف Word وملف TXT؟
ملف Word للعمل: عناوين وجداول وقوائم وفقرات من اليمين لليسار. وملف TXT نص خام بلا تنسيق، يناسب أدوات البحث والفهرسة وبرامج الأرشفة التي تقرأ النص فقط.
كم صفحة نستطيع تحويلها في اليوم؟
لكل حساب حد يومي لمنع الإساءة، وهو حالياً 600 صفحة في اليوم. إذا كانت لديكم كمية كبيرة، فوزّعوها على عدة أيام أو راسلونا.